L’organisation (sur l’ordinateur) n’est jamais une question à prendre à la légère… Dans le cas contraire, on passe un temps fou — un temps que l’on n’a jamais — à rechercher les choses, à vérifier qu’on a bien la dernière version corrigée de son document, etc. Pour tenter d’y remédier, nous lançons une minisérie de quelques articles consacrés à cette épineuse question.
Ranger au bon endroit
Le premier problème qui se pose, quand on crée un nouveau document ou un nouveau projet, c’est l’endroit où il faut le déposer. Où le mettre ? Dans quel dossier ? Avec quel nom ?… On ne prend jamais le temps d’y réfléchir, et l’on a tort. Car ce temps en fera gagner beaucoup par la suite.
Ne nous cachons pas derrière notre petit doigt, nous connaissons tous la solution de facilité qui consiste à créer le dossier en vitesse sur le bureau, en se disant “j’aurai toujours le temps de le ranger plus tard”. C’est ça… Sauf qu’en vérité, on ne prend jamais ce temps, et pour peu qu’on utilise son ordinateur pour des activités variées, le bureau devient un cirque sans nom (pour rester poli) contenant tout et n’importe quoi. Un joyeux foutoir dans lequel on finit par ne plus rien retrouver. Notez que sur les ordinateurs modernes, c’est le dossier “Documents” qui subit ce sort puisqu’il est choisi par défaut par presque toutes les applications pour enregistrer ses… documents.
Heureusement, aujourd’hui, les fonctions de recherches sont bien pratiques et efficaces. Et plus vite qu’on ne le pense, grâce aux IA, on pourra demander à son ordinateur “Retrouve-moi ce bout de roman où je parlais d’une piqure d’abeille pendant un piquenique, un truc que j’ai écrit l’hiver dernier, j’avais mis la photo de mon chien en première page…”.
Mais bon, quand même…
Ranger au bon endroit est donc le premier challenge auquel on se confronte quand on doit créer un document ou un nouveau projet. Pour tenter d’y voir plus clair et commencer sur des bonnes bases, on va justement repartir de la base…
À la base, quand vous achetez un ordinateur ou installez un système d’exploitation, vous trouvez une organisation des dossiers par défaut.
C’est ce que vient de faire John Doe. Et sur son mac d’aujourd’hui, son organisation de dossiers ressemble à ça.
C’est une première approche, mais souvent, dans la vie de tous les jours, on ne pense pas comme ça… Des photos, OK, c’est bien d’avoir un endroit où les mettre, mais en fait, on en utilise partout, pour n’importe quel projet. Pareil pour les documents et les vidéos… Les mettre toutes dans un dossier, ça n’a pas vraiment de sens si l’on doit constamment y aller pour les retrouver.
D’autant que ça n’est pas pratique du tout : si John veut faire une copie de son projet pour le transmettre à Cléo, comment fait-il ? Il est obligé de lui transmettre aussi tout son dossier Photos, son dossier Vidéos et son dossier Documents pendant qu’on y est !…
Ce n’est pas possible comme ça…
Imaginons que John Doe utilise son ordi pour la maison et le travail… La première chose qu’il fait, c’est oublier les dossiers par défaut — qui malheureusement ne se suppriment pas à la cuillère, sur macOS… — et se concentre uniquement sur le dossier Documents. Grâce aux préférences du Finder, il commence par n’afficher dans sa barre latérale que ce qui est utile.
Il commence par installer donc deux dossiers pour différencier ses documents professionnels — le dossier Travail — et ses documents privés — le dossier Maison —, comme ça, aucune confusion. Il garde un dossier Téléchargements en place, il y a accès par la barre latérale, il sera commun pour tout le monde (pour toutes les casquettes de John Doe), c’est là qu’atterriront par défaut tous ses téléchargements, il les dispatchera ensuite.
Dans son dossier Documents, John a aussi besoin d’un dossier Aide où il range toutes les aides dont il a besoin, sur tout, les applications, la législation, les méthodes, etc. Son dossier Documents ressemble maintenant à ce qu’on a vu ci-dessus :
Aux petits malins qui se demandent “pourquoi n’y a-t-il pas un dossier Aide pour le dossier Travail et un pour le dossier Maison ?”, John répondrait qu’il sait que certaines aides sont partagées, c’est-à-dire qu’il en a autant besoin à la maison qu’au travail, notamment les aides sur les applications de bureau classiques comme Word ou LibreOffice. C’est comme ça souvent que se décide la hiérarchie des choses.
Et puis de façon générale, les aides, il vaut mieux avoir un seul endroit où l’on sait qu’on peut toutes les trouver (on y reviendra dans un autre article).
Au travail !
D’abord, John installe son dossier Travail. Mais bon, vu qu’en tant qu’électricien il se sert très peu de son ordinateur, ça se résume à un ou deux dossiers (un “Chantiers en cours” et un “Factures”…).
John, sa vie est ailleurs. Et lorsqu’il installe son dossier Maison, ses activités pluridisciplinaires deviennent un vrai casse-tête. Parce qu’en dehors du travail, il… écrit des romans, il… a une revue mensuelle sur le vélo, il… s’essaie aussi au scénario, il… joue dans un groupe de rock pour lequel il lui arrive de composer et enfin il se passionne pour la philatélie, il est même secrétaire d’un club local (et s’occupe aussi, en passant, du site web).
Ouf ! Ça en fait des occupations ! Et des moyens de s’y perdre ! John a quand même eu le temps de faire trois enfants. Dans le désordre : une fille, une fille et puis une fille.
La première chose qu’il a donc à faire, c’est de séparer ses grandes activités. Il y a de la musique, il y a de l’écriture et il y a la philatélie (les timbres). Pour chacune d’elle, il crée un dossier propre en fonction des besoins qu’il connait déjà. Ça donne ça (prenez le temps de bien repérer les trois dossiers principaux, et les sous-dossiers à l’intérieur) :
En ayant pris le temps de poser les choses, la hiérarchie semble déjà claire. Ça n’est pas plus compliqué quand on prend un peu de recul.
Maintenant, dès qu’il a une nouvelle revue à préparer (plus exactement : un nouvel exemplaire de son journal), il sait où aller. Ça se trouve dans le dossier “Écriture” puisque c’est en bonne partie de l’écriture (il se dit qu’il aurait pu aussi faire un dossier principal Média) et que ça n’est ni de la musique ni de la philatélie. Et il sait que le mot d’ordre en termes d’organisation, c’est :
Sa revue s’appelle “Le Vélo à Paris”, il crée donc un dossier principal avec ce titre. Il pourrait penser qu’il ne fera que cette revue, mais il est prudent. “Longue est la vie” nous apprend maitre Yoda et puisque le dossier s’appelle “Revues” (avec un “s”) autant prévoir qu’il pourra y en avoir d’autres ou, tout simplement, que le nom de celle-ci pourrait changer.
Dans ce dossier, comme il existe déjà sur son ancien ordinateur, il sait qu’il a des choses communes à tous les exemplaires et des choses qui leur sont propres. Il y a un dossier Documentation générale où il range par exemple tout ce qui concerne le vélo en général, mais chaque journal mensuel aura aussi sa propre documentation en fonction des sujets particuliers traités. De la même manière, il y a des images communes, à commencer par le logo de la revue, ou des photos de vélo, donc un dossier Visuel commun. Et puis chaque exemplaire a son propre dossier Visuels avec ses visuels propres. John sait donc qu’il lui faut trois dossiers de base :
Dans le dossier Journaux, il va créer un dossier par journal, et puisque ce qui le caractérise c’est le mois et l’année de la sortie, c’est le nom qu’il donnera aux dossiers, en commençant par l’année pour que les dossiers soient classés dans l’ordre. Il va donc, pour chacun d’eux, faire un dossier “Visuel” qui contiendra les images, les dessins, etc. un dossier “Export” pour les exports (par exemple le PDF pour l’imprimeur), un dossier “Versions” pour les différentes versions et un dossier “Documentation” pour la documentation propre.
Petite astuce : le dossier ou le document en cours de travail (le dossier d’avril 2024 ici), John précède toujours son nom d’un double trait plat pour qu’il se retrouve au-dessus. Il fait la même chose avec le dossier principal d’un dossier, s’il n’y en a qu’un seul dans ce dossier. Comme ci-dessous avec le dossier “Versions”.
Si vous préférez l’affichage par liste, voilà ce que ça donne.
Notez comment les éléments les plus fréquemment travaillés se retrouvent en haut, grâce aux deux traits plats. Pourquoi en met-on deux ?… Tout simplement en pensant à des éléments qui seraient à mettre aussi en exergue, mais seraient moins importants.
Astuce “alias” : l’autre solution qui peut être adoptée (John utilise en fait les deux), c’est de créer des alias. Par exemple, John va mettre à la racine de son dossier de revues le fichier Publisher (.afpub). De cette manière, il le retrouvera tout de suite, dans le dossier “Vélo à Paris”.
Sur macOS, un alias — donc un raccourci — est réalisé en déplaçant le fichier tout en tenant les touches ⌥ et ⌘ (option et command)
Maintenant, il lui suffit d’afficher le dossier “Vélo à Paris” et de cliquer sur le fichier “__v3.4.afpub“ pour ouvrir son fichier en cours de travail.
Dans le prochain article, nous verrons comment John gère ses différentes versions de travail, et plein d’autres choses encore !